• Sharon van Engelen

Hoe maak jij het verschil met jouw evenement?



Een evenement organiseren is ontzettend leuk om te doen. Toegegeven kan het natuurlijk een uitdagende en tijdrovende klus zijn, maar als het eenmaal staat en op rolletjes loopt worden alle inspanningen volledig beloond. Een succesvol en memorabel evenement organiseren waarmee je opvalt, dat is wat jij wilt. Maar hoe doe je dit? Het geheim zit in de aanpak en daar vertellen we je graag meer over.

Plan van aanpak

Start altijd vanuit een plan van aanpak en zet deze op papier. Gestructureerd te werk gaan is cruciaal, als je een zakelijk evenement organiseert. Op deze manier werk je stapsgewijs de checklist af en zie je geen belangrijke aspecten over het hoofd.

Ken jouw doel en de doelgroep

Ieder zakelijk evenement wordt georganiseerd met een doel. Wil jij jouw medewerkers een gezellige dag of avond bezorgen en bedanken omdat zij zich altijd voor de volle 100% inzetten voor jouw bedrijf óf wil je vaste klanten op de hoogte brengen van de nieuwste ontwikkelingen? Houd bij het samenstellen van de gastenlijst rekening met het te behalen doel en pas de activiteiten tevens aan op de interesses van jouw doelgroep.

Budgettering

Ga je zelf aan de slag met het organiseren van een bedrijfsevenement, dan bespaar je natuurlijk op de kosten die een evenementenbureau met zich meebrengt. Aan de andere kant is het ook lastig, omdat je geen ervaring hebt met het inschatten van de te verwachte uitgaven. Houd daarom een gedegen onderzoek zodat je precies weet hoeveel de locatie, catering, bar, personeel en entertainment kost. Wanneer je dit hebt begroot is het aan te raden hier circa 10% bij te rekenen voor onvoorziene uitgaven.

Bepaal de datum en tijd zorgvuldig

De datum en tijd zijn zeer bepalend voor het laten slagen van een evenement, maar waar moet je allemaal rekening mee houden? Er is niet persé een beste of een slechtste dag, maar over het algemeen wordt het weekend als lastig ervaren. Tenzij je een bedrijfsevenement voor het gehele gezin organiseert, dan is het uiteinde van de week wel een optie.

De maandag is over het algemeen ook geen populaire dag, behalve als jouw doelgroep zich in de detailhandel of kappersbranche bevindt. Geef je een informatief zakelijk event, dan is de dinsdag t/m donderdag een geschikte keus; op vrijdag - aan het eind van de werkweek - is een evenement dat in het teken staat van gezelligheid juist weer perfect. Daarnaast is het ook aan te raden rekening te houden met speciale gebeurtenissen en feestdagen.

Kies de locatie strategisch uit

Een locatie dient sfeervol te zijn, genoeg plek te hebben voor alle genodigden en zich op een centraal gelegen plek te bevinden. Daarnaast is het handig te kijken naar de faciliteiten, bereikbaarheid en parkeermogelijkheden. Ga nooit over één nacht ijs en bekijk meerdere locaties. Download onze gratis checklist om de juiste locatie te kiezen.


De catering en entertainment

Hét verschil maken met jouw evenement staat met het hebben van een verrukkelijke catering en sfeer makende entertainment. Ga na wat de laatste trends zijn op het gebied van eten en drinken en bedenk hoe je het wilt presenteren; in buffetvorm, door middel van foodtrucks of uitgeserveerd door obers? Hetzelfde geldt voor het entertainment: wil je iemand plaatjes laten draaien, een bandje of een professionele DJ? Een spreker, voorstelling of illusionist?


Verstuur de uitnodigingen ruim op tijd

Veel mensen plannen vooruit en dienen op tijd bijkomende zaken zoals een oppas voor de kinderen te regelen. Stuur daarom altijd ruim op tijd de uitnodigingen voor jouw evenement; circa twee maanden voor de datum is een goed idee.

Heb je meer tijd nodig voor het maken van de uitnodiging? Zend de genodigden dan alvast een save-the-date bericht en geef aan dat de officiële uitnodiging volgt.

Geniet!

Hoe jij verschil maakt met jouw evenement? Door goed te plannen, overzicht te bewaren, maar boven alles te genieten!

Heb jij geen tijd, energie of inspiratie om een zakelijk bedrijfsfestival of evenement neer te zetten die alle aanwezigen van hun sokken blazen? Bij Moodz organiseren we zakelijke bedrijfsevenementen waarbij we ons voornamelijk richten op bedrijfsfestivals. Laat jij ons voor jou het verschil maken?


#Doelgroep #Budgetteringevent #Evenementlocatie #Catering #Entertainment

72 keer bekeken