• Sharon van Engelen

Een evenement annuleren en nu?



Een evenement annuleren; het is verschrikkelijk om te moeten doen, maar onvoorziene omstandigheden kunnen ervoor zorgen dat het moet gebeuren. Zo kunnen extreme weersomstandigheden de veiligheid van bezoekers in gevaar brengen of kan de locatie op het laatste moment aangeven niet beschikbaar te zijn. Hoe vervelend het ook is, zorg ervoor dat je het annuleren van het evenement op een nette manier doet. Hiermee voorkom je honderden klachten en imagoschade. Stel jij jouw bezoekers op een correcte manier op de hoogte van het nieuws, dan kan je hiermee de integriteit van jouw merk versterken. In dit artikel vind je daarom een aantal tips over het annuleren van een evenement. Breng bezoekers op de hoogte Wanneer je zeker weet dat het evenement geannuleerd moet worden, dien je zo spoedig mogelijk de kaartverkoop stop te zetten. Daarna kun je de mensen die reeds een kaartje hebben gekocht op de hoogte brengen van de annulering. Hoe sneller je de bezoekers inlicht, hoe beter. Telefonisch of per e-mail Stuur sowieso per e-mail een annuleringsbericht. Is het aantal bezoekers te overzien, benader ze dan ook telefonisch. Sommige mensen controleren hun inbox niet regelmatig en bovendien komt het voor dat berichten in de spambox terecht komen waardoor ze niet worden gelezen. Breng daarnaast via jouw website, social media kanalen en andere promotie-platformen een bericht naar buiten dat het evenement wordt geannuleerd. Hebben bezoekers voor de tickets geld betaald? Dan zal je een volledige restitutie moeten verlenen en dit proces zo spoedig mogelijk moeten opstarten. Geef in het annuleringsbericht altijd aan wanneer men het restitutiebedrag op de rekening kan verwachten. Dit voorkomt vele e-mailberichten of telefoontjes met één en dezelfde vraag. Wil je het evenement enkel uitstellen en niet annuleren? Geef jouw bezoekers dan toch de gelegenheid hun ticket te annuleren en geld terug te ontvangen. De nieuwe datum komt mogelijk niet voor iedereen uit. Reflectie Heb je het evenement geannuleerd en zijn alle bezoekers op de hoogte gebracht, dan is het tijd om eens stil te staan bij wat je de volgende keer anders kunt doen. Wat zou je in de toekomst verschillend kunnen aanpakken, waardoor dit niet meer gebeurt? Wat is er misgegaan? Heeft de annulering effect op het organiseren van jouw volgende evenement? De antwoorden op deze vragen kunnen van een onschatbare waarde zijn voor de planning van jouw volgende evenement.


Tips voor het annuleren van een evenement Geen enkele organisator wil zijn of haar evenement annuleren. Maar als het toch moet gebeuren, zorg er dan voor dat je het juist aanpakt. Wanneer je het op een transparante en verantwoordelijk manier doet, hoeft het niet het einde van jouw event te betekenen. Het kan zelfs zorgen voor respect, omdat men bewondering heeft voor hoe je het aan hebt gepakt. Wil jij een evenement organiseren dat tot in de puntjes is geregeld, zodat je niet voor onverwachte verrassingen zoals een annulering komt te staan? Bij Moodz weten we als geen ander hoe je dit aanpakt. Benieuwd naar de mogelijkheden, neem geheel vrijblijvend contact met ons op.

#eventannuleren #ticketannuleren #organiserenvaneenevenement #moodzeventz

220 keer bekeken